辦公室 洪文玲
摘要：在對檔案管理工作的認識上，大多數人都存在一個誤區(qū)，那就是檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。其實，檔案管理工作對一個單位的健康發(fā)展起著至關重要的作用，它是一個單位協調、有序、高效運行的有效保證。本文分析了目前單位檔案管理中存在的問題，提出了加強單位檔案管理工作的幾點思路。
關鍵詞：檔案管理 意義 問題 對策
隨著社會經濟的不斷發(fā)展，檔案工作在社會中的重要作用和重視程度得到了不斷提升，這對檔案管理工作提出了更高的要求。同時，針對檔案管理工作具有政策性、機密性、專業(yè)性較強的特性，單位更要充分認識到該項管理工作的重要性，加強對檔案的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持；作為從事檔案管理的工作人員，必須提高檔案工作科學管理水平和服務中心工作的能力，逐步實現檔案工作規(guī)范化、科學化、現代化，為社會和本單位提供更多有價值的檔案信息資源。
一、做好檔案管理工作的重要意義
為什么要做好檔案管理工作呢？因為檔案里記載著的是單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，能對研究本單位的工作業(yè)績和科學發(fā)展提供第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。做好檔案管理工作是一個單位健康發(fā)展的需要，檔案管理工作作為單位管理工作的一部分，是提高單位工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。可以說，科學規(guī)范的管理檔案，是衡量一個單位工作業(yè)績與管理水平的重要尺度。
二、檔案管理存在的問題
（一）對檔案的重視程度不夠。一直以來，大家對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不算很復雜，沒必要花太多的精力在這上面，只要“守好攤”，不丟失、不泄密，能應付檢查、查檔就行了。這樣的思想也表明了大多數人對檔案工作缺乏了解，面對如今管理要求越來越高，忽視檔案工作已無法適應現在的管理需求。
（二）檔案管理水平不高。檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，還是一項專業(yè)性、技術性很強的工作。單位負責管理檔案的工作人員一般都沒有經過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且管理檔案的工作人員都是兼職，所以對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，對各科室必須要形成的檔案資料及時整理歸檔監(jiān)督指導力度也不夠，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。
（三）檔案管理手段落后。目前,單位上的檔案管理仍然停留在紙質檔案、僅用檔案柜保存的狀況，大部分檔案資料整理還處于手工操作階段，工作效率低，自動化和信息化程度不高，這與管理科學化有點脫節(jié)。由于沒有采用計算機輔助管理檔案，沒有實現信息網絡化，一些資料信息資源難以共享，影響了單位整體工作效率。
（四）檔案保管條件較差。達不到檔案管理要求，與整齊、規(guī)范、統一的要求還存在一定的差距。檔案室的設施設備也不齊全，管理體制不到位，這樣的保管條件容易使部分檔案受到損害。
三、檔案管理工作的對策
上述問題不同程度地影響單位檔案工作循序漸進地開展，影響了檔案工作為經濟和社會服務功能的發(fā)揮。當前，針對新形勢，檔案工作要創(chuàng)造性地開展，就要強化以下幾點：
（一）提高認識、加強領導，是做好檔案管理工作的關鍵
如今，檔案整理工作已變得越來越重要，單位一定要重視、關心、支持檔案工作，進一步提高檔案工作重要性的認識。
1．要加強檔案宣傳力度。利用各種形式抓好《檔案法》和《檔案法實施辦法》的宣傳教育，通過宣傳，擴大檔案工作的影響力，使廣大干部職工充分認識檔案工作的重要性，提高檔案意識，做好檔案工作。
2．要加強對檔案工作的領導。切實把檔案工作列入單位年度工作計劃和領導工作的職責范圍，擺上議事日程，要定期聽取檔案工作匯報，及時分析、研究、解決檔案工作中遇到的問題。
3．要樹立大局意識，主動服務中心工作。從事檔案管理的工作人員要樹立大局意識和服務意識，緊緊圍繞本單位中心工作，做好服務工作，只有及時、準確地為領導和相關科室提供檔案信息資源，檔案工作的知名度和影響力才能隨之得到提升。
（二）提升檔案管理水平，是做好檔案管理工作的前提
隨著逐年各類文檔數量不斷增多，這給檔案管理工作提出了新的要求，只有不斷提升檔案管理水平，才能逐步實現檔案工作規(guī)范化、科學化、現代化，為社會和本單位提供更多有價值的檔案信息資源。
1．配備責任心強的檔案管理人員。檔案管理工作專業(yè)性很強，要求從事檔案管理的工作人員既要有高度的責任感，又要具有一定的檔案管理專業(yè)水平，尤其是運用現代科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理人員只有不斷地學習豐富的專業(yè)知識，給大腦“充電”，開拓視野，提高綜合素質，才能做好新時期檔案管理工作。
2．檔案管理工作要運用信息網絡技術。檔案是歷史的真實記錄，記載著豐富的信息，匯集著大量的資源，但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。在高科技情況下的檔案管理工作可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。因此，要使檔案最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于檔案管理。首先，從事檔案管理的工作人員要提高信息管理的時效性，準確、及時地傳輸信息；其次，要對檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理后輸入計算機，使文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現檔案紙質與數據格式并存；其三，要充分利用計算機網絡技術來進行檔案管理創(chuàng)新，通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質高效的檔案信息服務，以實現檔案信息資源的有效共享。既提高了檔案工作的效率和質量，也大大提高了檔案的利用效率。
3．檔案管理人員要掌握現代化的管理技能。計算機技術為我們的各項工作提供了極大便利，有利地提高了工作效率，檔案管理工作也不例外，這就需要從事檔案管理的工作人員要能熟練地掌握和運用現代科技手段和先進管理技術，以適應現代化檔案管理工作的需要。
4．要改進和完善檔案功能。要使檔案的記錄內容全面、客觀、動態(tài)，檔案的內涵也要進一步豐富和擴大，從而更好地為單位服務。在管理好檔案的基礎上，檔案管理工作也要適應社會需求的變化，尋求更為有效的服務新途徑，以提高檔案利用的質量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更好地發(fā)揮檔案的作用。
（三）提高檔案人員業(yè)務素質，是做好檔案管理工作的條件
隨著社會的發(fā)展，科學技術的不斷進步，檔案工作所面臨的任務、工作環(huán)境、服務對象、管理模式都在發(fā)生變化，高科技也應用到檔案管理工作中，因此，提高檔案人員的素質顯得尤為重要。
1．要加強對檔案人員的教育培訓。要注重檔案培訓實效，運用“走出去、請進來”等培訓方式，使從事檔案管理的工作人員盡快掌握檔案立卷歸檔工作流程和檔案目錄輸入進一步規(guī)范，促進單位檔案工作效率的提高。
2．做好檔案收集及管理工作。要圍繞檔案“及時、完整、統一”的要求，完善歸檔檔案的內容。作為檔案管理人員要注重平時檔案收集工作，爭取檔案收集工作的主動權，以便及時將各科室的檔案立卷歸檔，統一管理，確保檔案種類、內容真實完整。
3．要加強對檔案人員再教育。要通過各種形式對從事檔案管理的工作人員進行《檔案法》、《保密法》以及國家有關檔案工作法規(guī)的宣傳教育，使之充分認識做好檔案工作的重要意義。此外，檔案管理人員在努力學習檔案專業(yè)知識和科學技術的基礎上，要對本單位檔案的數量、內容、種類、史料價值等做到心中有數。同時，要結合工作實際，創(chuàng)造性地開拓檔案工作新思路，積極做好檔案信息開發(fā)利用工作，提高檔案利用率，更好地為單位領導服務，為中心工作服務，為廣大職工服務，為經濟發(fā)展和構建和諧社會服務。
（四）加強檔案庫房設施建設，是做好檔案管理工作的保證
檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，也是一項專業(yè)技術性很強的工作，檔案管理的好與壞，直接影響到檔案的“壽命”。為此，作為單位檔案室必須要嚴格按照《國家檔案法》檔案保管標準要求，完善單位檔案室保管條件。
1．要進一步加大對單位檔案室基礎設施的投入。嚴格按檔案管理“八防”標準要求，不斷完善檔案室的保管條件，盡可能的改變檔案室雜、亂問題，做到檔案室統一整齊規(guī)范。
2．要建立健全檔案管理網絡。建立一支有分管領導、各科室主管負責人、檔案員組成的檔案管理隊伍，切實做到責任到位，制度落實，確保本單位檔案管理工作正常開展。
3．要加強信息化基礎設施建設。應根據檔案信息化建設的需要，配備必要的設施設備。同時，進一步加強檔案管理應用系統建設，把檔案管理應用系統納入整個單位的辦公自動化系統中, 對文書工作和檔案工作統籌規(guī)劃、優(yōu)化管理。此外，使用縣檔案館指定的統一的檔案系統管理軟件，為檔案信息采集、交換、資源共享創(chuàng)造條件，使檔案工作更好地服務于本單位，服務于社會。
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(洪文玲）
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